Ausschreibung

Durchführung/Ausrichtung des Lichterfestes 2018

31.01.2018 - 28.02.2018
Angebotsverfahren/Ausschreibung Durchführung des Lichterfestes 2018

Vergabenummer: 68/41/2017


Vorbemerkungen

Das Lichterfest ist als Familienfest ein fester Bestandteil im städtischen Veranstaltungskalender der Stadt Nordhausen. Zum 15. Mal wird dieses Fest am 31. August 2018 stattfinden. Durchschnittlich kamen in den vergangenen Jahren 6.000 bis zu 8.000 Besucher zu diesem Event.

Der Petersberg gliedert sich in drei Bereiche: Petersberggarten, Petersbergplatz und den öffentlichen Zugangsbereich (vergleiche Anlage mit markiertem Veranstaltungsgelände).

Die Stadt Nordhausen ist für das Veranstaltungsgelände zuständig und möchte mit einem Veranstalter das Lichterfest 2018, 2019 und 2020 ausrichten.

Ort: Petersberg Nordhausen
Termin: Freitag, den 31. August 2018
18:00 bis 01:00 Uhr


Die Vergabe erfolgt für den festgesetzten Zeitraum für den Monat August 2018 mit der Option auf Verlängerung. Der Vertrag verlängert sich jeweils um das folgende Jahr, sofern er nicht nach dem jeweiligen Veranstaltungsende mit einer Frist von vier Wochen nach jeweiligem Veranstaltungsende schriftlich gekündigt wird, längstens jedoch bis 2020.

Die Termine für 2019 und 2020 werden von der Stadt Nordhausen im Veranstaltungsjahr in Abstimmung mit dem Veranstalter festgelegt, orientieren sich an einem Wochenende am Ende des Monats August bzw. Anfang September des Jahres.

Die Stadt Nordhausen stellt dem Veranstalter Nachfolgendes zur Verfügung:

1. Bereitstellung des oben genannten Geländes;

2. Vorhaltung einer festen behindertengerechten Toilette (1x WC unisex) in der Turnhalle der Petersberg Schule;

3. Bereitstellung der Räumlichkeiten für den Backstage-Bereich und für das Organisationsbüro in der angrenzenden Turnhalle der Grundschule Bertolt Brecht.


Leistungen des Veranstalters:

1. Für den Veranstaltungsort ist ein Gesamtkonzept zu erarbeiten, welches den Charakter eines Lichterfestes als Familienfest wiederspiegelt. Dieses ist mit der Angebotsabgabe einzureichen.

2. Der Auf- bzw. Abbau aller Aufbauten erfolgt max. 2 Werktage vor Beginn und max. 2 Kalendertage nach Ende des Lichterfestes.
Absprachen mit den dortigen Schulleitern/innen der GS „B. Brecht“, RS „Petersberg“ und dem Wilhelm-von-Humboldt-Gymnasium sind dringend erforderlich. Die Einhaltung der Verhaltensregeln (Pausenzeiten, Lärmpegel, Fahrverbote etc.) sind zwingend. Der Aufbau ist erst ab 14 Uhr möglich und bis 22 Uhr zu beenden. Der Aufbau ist mit den Schulleitungen dergestalt abzustimmen, dass der Schulbetrieb nicht beeinträchtigt wird und die Sicherheit der Kinder stets gewährleistet ist.

3. Auf der Bühne am Petriturm ist ein anspruchsvolles künstlerisches Programm zu gestalten. Diese Bühne hat eine Mindestgröße von 6 x 8 m aufzuweisen.

Das Bühnenprogramm dieser Bühne ist mit besucherspezifisch abgestimmtem Programm zu gestalten. Eine Moderation ist mit anzubieten.
Des Weiteren müssen weitere Programmorte im Petersberggarten mit einbezogen werden. Ansprechende und kostenfreie Angebote für Kinder müssen vorgelegt werden.

4. Ein Höhenfeuerwerk von einer Dauer von mind. 10 Minuten muss dargeboten werden.

5. Ein thematisches Konzept zur Dekoration des Geländes und des Petersberggartens ist vorzulegen.

6. Die Kassierung der Eintrittsgelder hat an den Eingängen „Weberstraße“, „Grüne Treppe“ und „Frauenberg“ zu erfolgen. Der Eintrittspreis soll Ermäßigungen berücksichtigen. Ermäßigungen sollen für: Kinder und Jugendliche ab 6 Jahren, Azubis/ Studenten, Inhaber des Nordhausen Passes und Schwerbehinderte gelten. Kinder bis zur Vollendung des 6. Lebensjahres haben freien Eintritt.

7. Ein Sicherheitskonzept, zur Vorlage und Genehmigung beim Ordnungsamt Nordhausen, ist zu erarbeiten.

8. Rettungstechnische Absicherung der Veranstaltung/1. Hilfe sind zu gewährleisten.

9. Sanitäre Anlagen entsprechend der Auflagen der Behörden sind bereitzustellen sowie die Reinigung aller Sanitäranlagen während der Veranstaltung ist zu gewährleisten.

10. Zuständig für die Abfallsammlung und Abfallentsorgung sowie die Reinigung der Flächen, welche bis zum Folgetag abzuschließen ist, ist der Veranstalter. Die Übergabe des Veranstaltungsgeländes erfolgt am darauffolgenden Werktag an die Stadt Nordhausen.

11. Eine ansprechende gastronomische Versorgung der Gäste im gesamten Veranstaltungsgelände ist vorzuhalten.

12. Die Erschließung der Veranstaltungsfläche, wobei die genauen Anschlüsse in einen
maßstabsgetreuen Plan eingezeichnet werden, ist vorzulegen. Die Abstimmung des Veranstalters mit den Stadtwerken Nordhausen und dem Wasserverband Nordhausen wird vorausgesetzt. Die Kosten für die Infrastrukturherstellung trägt der Veranstalter.

13. Der Veranstalter trägt die Kosten für Strom, Wasser und Abwasser.

14. Alle behördlichen Genehmigungen und eine entsprechende GEMA-Anmeldung sind einzuholen.

15. Während der Veranstaltung sowie der Auf- und Abbauarbeiten ist der Erlaubnisbehörde eine verantwortliche Person als Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner zu benennen.

16. Alle zutreffenden gesetzlichen Vorschriften sind einzuhalten.

17. Für Sitzgelegenheiten ist in ausreichender Anzahl Sorge zu tragen. Es besteht auch die Möglichkeit der kostenpflichtigen Stuhlanmietung bei der Stadt Nordhausen.





Angebotsverfahren:

Interessenten werden gebeten, das entsprechende Angebot nach vorstehenden Vorgaben unter Vorlage:
- eines Durchführungskonzeptes mit Benennung des Veranstalters (sowie der Tontechnik-und Technikfirma),
- eines Konzeptes zur Ausgestaltung des Veranstaltungsgeländes mit Leuchtelementen
- eines baulichen Konzeptes (incl. eines Zeitplanes für den Auf- und Abbau),
- eines Sicherheitskonzeptes inkl. Lageplan (bezogen auf die Platzfläche mit sämtlichen Aufbauten, einschließlich der Flucht- und Rettungswege, Bewegungs- und Aufstellflächen der Feuerwehr und Fluchtwege),
- eines Reinigungs- und Sanitätskonzeptes,
- eines Finanzierungsplanes,
- einer Eigenerklärung Zuverlässigkeit (vergleiche Anlage)
- Referenzen (Referenzen: Ausrichtung von mindenstens zwei Veranstaltungen vergleichbarer Größe [Größe anhand der Besucherzahl] und Art) sowie Erfahrungen im Bereich der Veranstaltungsorganisation,
abzugeben.

Bei Interesse an dieser Ausschreibung ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung Zuverlässigkeit abzugeben. Diese ist bei der Vergabestelle der Stadtverwaltung Nordhausen, Markt 1, 99734 Nordhausen, sowie auf der Vergabeplattform des Bundes (https://www.evergabe-online.de) unter dieser Ausschreibung Lichterfest anzufordern/erhältlich.

Das (schriftliche oder elektronische) Angebot ist zudem mit einer abschließenden Ertrags- bzw. Kostenfestsetzung für eine Vertragsgestaltung bis zum 28.02.2018 um 13:00 Uhr zu übersenden/übermitteln.

Schriftlich eingereichte Angebote sind in einem als Angebot besonders gekennzeichneten verschlossenen Umschlag ebenfalls bis zum bis zum 28.02.2018 um 13:00 Uhr an folgende Adresse zu einzureichen:

Stadtverwaltung Nordhausen
Rechtsamt und Beteiligungen
Vergabestelle, Zimmer 208
Markt 1
99734 Nordhausen

Eingehende schriftliche Bewerbungen werden in der Vergabestelle ungeöffnet unter Verschluss genommen und in nichtöffentlichen Eröffnungsverhandlungen geöffnet.

Im Falle einer schriftlichen Bewerbung ist bei der Vergabestelle und/oder der Plattform www.evergabe-online.de ein Adressetikett für die besondere Kennzeichnung der Umschläge als Angebot erhältlich.

Die Vergabe erfolgt gemäß nachstehender Bewertungsmatrix.

Bewerberinnen und Bewerber, die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig einreichen, werden vom Bewerbungsverfahren ausgeschlossen.

Bewertungsmatrix

Bewertungsmatrix besteht aus 6 Bereichen:

Anbringung der Lichtelemente Punkte:
1 Punkt Dekoration mit zwei verschiedenen Lichtelementen
2 Punkte Dekoration mit vier verschiedenen Lichtelementen
3 Punkte Dekoration mit fünf und mehr Lichtelementen

Dekoration des Veranstaltungsgeländes Punkte:
1 Punkt Dekoration Eingangsbereich des Petersberggartens+ Petersberg
2 Punkte Dekoration Eingangsbereich des Petersberggartens+ Petersberg+ Bellevue- Terrasse + Beleuchtung Petriturm
3 Punkte Dekoration Eingangsbereich des Petersberggartens+ Petersberg+ Bellevue- Terrasse + Beleuchtung Petriturm + Beleuchtung Stadtmauer+ Petersberggarten

Künstlerische Umrahmung der Veranstaltung Punkte:
1 Punkt Programm auf der Hauptbühne + 1 x Kleinkunst im Petersberggarten
2 Punkte Programm auf der Hauptbühne + 1 x Kleinkunst im Petersberggarten+ 1x weiteres musikalisches Angebot im Petersberggarten
3 Punkte Programm auf der Hauptbühne + 1 x Kleinkunst im Petersberggarten+ 1x weiteres musikalisches Angebot im Petersberggarten+ weitere künstlerische Angebote

Angebote für Kinder Punkte:
1 Punkt zwei verschiedene kostenfreie Angebote für Kinder
2 Punkte drei verschiedene kostenfreie Angebote für Kinder
3 Punkte ab vier verschiedenartige kostenfreie Angebote für Kinder

Gastronomisches Angebot Punkte:
1 Punkt 3-4 verschiedene Speisen- und Getränkeangebote
2 Punkte 5-6 verschiedene Speisen- und Getränkeangebote
3 Punkte ab 7 verschiedenartige Speisen- und Getränkeangebote

Ermäßigung des Eintrittspreises auf den Vollzahlerpreis Punkte:
1 Punkt 10 %
2 Punkte >10 – 25 %
3 Punkte >25 – 50 %

Der maximale erreichbare Punktwert liegt bei 18.

Anlagen
Lageplan/markiertes Veranstaltungsgelände
Eigenerklärung Zuverlässigkeit
Dokumente
Rückfragen


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